go-digital-Praxisbeispiel 05 – Sicheres Netzwerken in der Werbebranche

Modul: IT-Sicherheit

Die Kommunikations- und Werbeagentur Eilinghoff+Team GmbH & Co. KG konnte mit Hilfe eines autorisierten go-digital Beraters eine sichere IT-Netzstruktur aufbauen und in interne Prozessabläufe integrieren.

Digitale Geschäftsprozesse im Kfz-Handwerk
© ATRIOS IT Systemhaus, Rheine
Digitale Geschäftsprozesse im Kfz-Handwerk

Das Problem

Die Kommunikations- und Werbeagentur Eilinghoff+Team GmbH & Co. KG aus Rheine besteht bereits seit fast 50 Jahren und verfügt über ein Leistungsprofil, das vor allem die Bereiche Corporate Strategien für Industrie und Handel, Krankenhäuser und Sozialeinrichtungen sowie CI-Strategien für öffentliche Einrichtungen, Hotel und Gastronomie abdeckt. Die Agentur wies dabei schon viele interne digitalisierte Prozesse und Strukturen auf. Dennoch verbrachten zahlreiche Mitarbeiter zu viel Zeit mit dem Ordnen, Suchen und Sortieren von Unterlagen. Des Weiteren konnte das Unternehmen noch nicht in allen Bereichen DSGVO-konforme Strukturen nachweisen. Die Agentur erhoffte sich daher den Auf- und Ausbau einer sicheren IT-Netzwerkstruktur sowie eine anschließende Sensibilisierung der Mitarbeiter, um die interne Digitalisierung vollständig zu erreichen.

Die Lösung

Mithilfe des autorisierten go-digital-Beraters ATRIOS IT Systemhaus sollte der Aufbau einer sicheren IT-Netzwerkstruktur, die Installation und Konfiguration von IT-Sicherheitslösungen sowie eine anschließende Schulung der Mitarbeiter realisiert werden. Hierfür wurde im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme in Form eines „IT-Grundschutz-Checks“ durchgeführt: Alle eingesetzten Geräte sowie Software wurden analysiert, ein Netzwerkplan mit einer entsprechenden Inventarisierung erstellt und abschließend die eingesetzte Hardware analysiert. Diese Potenzialanalyse verlief etwas aufwändiger als zunächst vermutet aufgrund der historisch gewachsenen Serverstruktur. Wichtig war hier vor allem die Ermittlung eines Gesamtüberblicks sowie die Identifizierung von Schwachstellen im System. Darauf aufbauend konnte ein individuelles Lösungskonzept zur anschließenden Umsetzung erstellt und über den Einsatz neuer Hardware beraten werden.

Wer zukünftig noch marktfähig sein will, muss sich weiter digitalisieren. Die Digitalisierung spart auf lange Sicht Zeit und Kosten.
Torsten Eilinghoff, Geschäftsführer Eilinghoff+Team

Im Rahmen der Umsetzungsphase wurde ein neuer Server mit entsprechender Firewall und Virenschutz installiert und konfiguriert. Wichtig war hier die Vermeidung von Arbeitsausfällen während der Umstellungsmaßnahmen. Des Weiteren wurde ein Notfallplan bei möglichem Serverausfall sowie ein Datensicherungskonzept erstellt. Ebenfalls konnte eine sichere WLAN Umgebung inklusive sicherer Zugriffe von Außendienstmitarbeitern realisiert werden. Abschließend wurden die Mitarbeiter entsprechend eingewiesen und geschult. Dies fand in Gruppen statt, zunächst mit den Projektleitern, anschließend mit allen Abteilungsleitern. Daran anschließend übernahmen die Abteilungsleiter die Schulung ihrer Team-Mitglieder.

Das Ergebnis

Die digitale Lösung bildet die Einführung einer neuen Serverstruktur mit Berechtigungsmatrix. Das begünstigte Unternehmen profitiert von verbindlichen Verantwortlichkeiten, sicheren Passwörtern und einheitlichen Strukturen. Dadurch werden effizientere, schnellere und sichere Arbeitsabläufe ermöglicht. Das System bietet außerdem eine größere Flexibili­sierung des Arbeitsplatzes, was zukünftig stärker genutzt und ausgebaut werden soll.

Die Umsetzung auf einen Blick

Branche: Kommunikations- und Werbeagentur

Umgesetzte Maßnahmen:

  1. Bestandsaufnahme inklusive IT-Grundschutzcheck
  2. Auf- und Ausbau einer sicheren IT-Netzwerkstruktur mit Berechtigungsmatrix
  3. Installation von Sicherheitslösungen und Implementierung eines Datensicherungskonzepts
  4. Mitarbeiterschulungen

Mehrwert: Sichere und verlässlichere Server­infrastruktur

Zeitlicher Umfang: 6 Beratertage