Homeoffice in der Logistikbranche – Praxisbeispiel 10

Modul: Digitalisierte Geschäftsprozesse

© mp group GmbH, Hanau

Das Problem

Die Cargo Marketing Spedition GmbH besteht bereits seit 1997 am Standort Mörfelden-Walldorf, nahe des Frankfurter Flughafens. Mit aktuell 20 Mitarbeitern agiert Cargo Marketing als weltweit tätiges Transport- und Logistikunternehmen mit vollumfänglichem Transportservice per Luftfracht, Seefracht und per LKW. Die Spedition ist dabei einem starken Wettbewerb mit anderen Logistik-Unternehmen in der Rhein-Main-Region ausgesetzt. Hinzu kommen stetige Investitionen in digitale Technologien wie IT-Sicherheit, Datenschutz und mobiles Arbeiten. Insbesondere die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen galt als große Herausforderung für das Unternehmen und wurde im Zuge der Corona-Krise hoch priorisiert. Zur fachgerechten Umsetzung und finanziellen Unterstützung dieser Maßnahme entschied sich das Unternehmen für das Förderprogramm go-digital.

Bei der Einrichtung der Homeoffice-Arbeitsplätze haben wir sowohl die technischen Aspekte als auch Verbesserungen der Arbeitsplatzergonomie berücksichtigt.
Andreas Janka, Geschäftsführer der mp group GmbH

Die Lösung

Mithilfe des autorisierten go-digital ­Beraters mp group GmbH wurden zunächst für acht Mitarbeiter Homeoffice-Arbeitsplätze geschaffen. Um alle notwendigen Arbeiten wie zum Beispiel Vertrieb, Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung auch vom Homeoffice erledigen zu können wurden ihnen dazu alle nötigen Systeme eingerichtet. Hierfür wurde in der Einstiegsphase eine Ist-Aufnahme bei Cargo Marketing durchgeführt, um die technischen Voraussetzungen für einen externen Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu prüfen. Die Analyse ergab, dass das firmeninterne Netzwerk bereits durch eine Firewall geschützt wurde, welche die Einrichtung von sicheren externen Verbindungen gewährleistete. Auch die Geschwindigkeit der Internetverbindung wurde als ausreichend eingestuft. Im nächsten Schritt erfolgte die Einrichtung der geplanten Homeoffice-Arbeitsplätze bei den Mitarbeitern. Dabei wurde die private Hard- und Software als Basis genutzt. Nach einer Prüfung wurde die im Homeoffie genutzte Internetverbindung konfiguriert (inklusive WLAN und Firewall). Da die Homeoffice-Computer auch weiterhin ­privat genutzt werden sollten, wurden zwei unterschiedliche Zugangskonten ohne Admin-Rechte eingerichtet, um beruf­liche und private Daten getrennt zu halten. Als weitere Sicherheitsmaßnahme wurden die Daten auf den Festplatten verschlüsselt. Anschließend erfolgte die Anbindung über einen virtuellen Tunnel (VPN) an das Unternehmensnetzwerk und die Installation der Speditions-Branchen­software.
Nach Abschluss der Einrichtung erhielt jeder Mitarbeiter eine persönliche Ein­weisung in das neue Homeoffice-System. Dabei wurden auch Aspekte der IT-Sicherheit beachtet, beispielsweise bei der Vergabe von Passwörtern, dem Öffnen von Mails mit Anhängen oder der Installation von Sicherheitsupdates.

Das Ergebnis

Dank der Einrichtung der Homeoffice-Arbeitsplätze mit Zugriff auf sämtliche Programme und Ressourcen können die Mitarbeiter von Cargo Marketing die anfallenden Arbeiten flexibel von zu Hause oder im Unternehmen erledigen. Durch die Nutzung vorhandener Windows-Systeme profitiert das Unternehmen von einer vergleichsweise schnellen und kostengünstigen Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahme. Darüber hinaus verschafft die sichere, mobile Arbeitsweise dem Unternehmen im Wettbewerb mit anderen Logistikdienstleistern einen klaren Vorteil. Aufträge können schneller und flexibler bearbeitet werden, selbst in Krisenzeiten – unabhängig von Standort und analogem Zugriff auf Daten.
Auch intern kann Cargo Marketing positive Reaktionen der Teams auf die Einführung von Homeoffice verzeichnen. Die Motivation vieler Mitarbeiter hat sich durch die Maßnahme verbessert, da zeitintensive Anfahrtswege entfallen und die Arbeit besser organisiert werden kann. Somit steigert das Homeoffice-Angebot auch die Attraktivität als Arbeitgeber.

Aufgrund der guten Erfahrung mit der Heimarbeit planen wir, für weitere Mitarbeiter Homeoffice-Arbeitsplätze einzurichten und diese Arbeitsform auch nach der Corona-Krise langfristig zu etablieren.
Dieter Otto, Geschäftsführer Cargo Marketing GmbH