Wie wird abgerechnet?
Innerhalb der 3jährigen Projektlaufzeit sind in der Regel drei Zwischennachweise und ein Verwendungsnachweis zum Abschluss des Projektes nötig.
Die Zwischenabrechnung erfolgt nachschüssig jährlich nach Vorlage eines Zwischennachweises (innerhalb der ersten vier Monate des Folgejahres). Jedem Zwischennachweis bzw. dem Verwendungsnachweis sind (unter Nutzung der Vorlagen, die dem Zuwendungsempfänger zur Verfügung gestellt werden) beizulegen:
- Ein kurzer Zwischenbericht bzw. Sachbericht zum Abschluss des Vorhabens.
- Eine Belegliste (PtJ-Vorlage nutzen und als EXCEL-Format zurücksenden).
- Als Nachweis über die aktive Teilnahme an den Gremiensitzungen geben Sie die absolvierten Gremiensitzungen in dem Registerblatt "Personalkostenpauschale" in der Belegliste an.
- Angaben zu den Reisekosten tragen Sie im Registerblatt „Reisekost Auto_Bahn_Flug_Hotel“ ein (Vorlage von Belegen im Regelfall nicht notwendig).
- Der Nachweis zum Umfang der ggf. erfolgten Normenrecherche/ des erfolgten Normenmanagements kann in der Aktivität 2 des Registerblattes „Belegliste“ in der PtJ-Vorlage Belegliste eingetragen werden.
- Falls Sie Mitgliedsbeiträge des adressierten Gremiums und/oder Mitgliedsbeiträge der regelsetzenden Institutionen abrechnen wollen, sind hierfür die Rechnungen und die korrespondierenden Zahlungsbelege vorzulegen. Bitte tragen Sie die angefallenen Ausgaben dafür im Registerblatt „Belegliste“ unter Aktivität 4 ein.
Der Nachweis über die faktische Mitgliedschaft und den erlangten Status (Rede-/Stimmrecht) im adressierten Normungsgremium ist spätestens mit dem Verwendungsnachweis zu führen (durch Vorlage eines formellen Sitzungsprotokolls des Gremiums, oder ersatzweise durch ein diesbezügliches separates Schriftstück des Gremiums-Vorsitzenden, oder über die Dokumentation auf einer aktuellen Webseite des relevanten Gremiums).
Bei einer Beauftragung von externen, fachlich geeigneten Dritten zur Interessenvertretung im Normungsgremium hat die beauftragte Vertretung zu bestätigen, dass sie keine anderen Interessen im entsprechenden Gremium vertritt. Inhaber, Gesellschafter oder Mitarbeiter des Antragstellers, eines Partnerunternehmens sowie eines mit dem Antragsteller verbundenen Unternehmens werden nicht als externe Dritte anerkannt.
Bei der Abrechnung ist zu beachten:
- Belege über Barzahlungen und Eigenbelege werden nicht akzeptiert.
- Belege über Reisekosten sind nur im Fall einer vertieften Prüfung auf Anfrage vorzulegen. Es wird auf die geltende Aufbewahrungsfrist von mind. 5 Jahren für alle relevanten Rechnungen und Belege verwiesen (Nr. 6.5 ANBest-P).
- Ausgaben, die außerhalb der festgelegten Laufzeit im Zusammenhang mit dem Projekt verursacht wurden, dürfen nicht abgerechnet werden.
- Vor- und Nachbereitung der Ausschuss-Sitzungen (national, europäisch und international) sind durch die Personalkostenpauschale abgegolten.
- Mehrtägige Termine zählen im Hinblick auf die Personalkostenpauschale als ein Termin.
- Mit dem ersten Zwischennachweis, spätestens jedoch mit dem Verwendungsnachweis, ist zusätzlich ein formloser Nachweis des Vorsitzenden im adressierten Normungsgremium beizufügen, dass der Zuwendungsempfänger in diesem Gremium (inkl. aller zugeordneten Working Groups) in den letzten 3 Jahren vor Antragstellung nicht aktiv mitgearbeitet hat.
- Die abschließende Abrechnung des Vorhabens erfolgt nach Laufzeitende durch Vorlage des Verwendungsnachweises, der Belegliste und des strukturierten Sachberichts (innerhalb von sechs Monaten nach Laufzeitende). Sofern ein Konsortialstandard erstellt wurde, ist dieser mit dem Verwendungsnachweis mit einer Rechnung und dem passenden Zahlungsbeleg vorzulegen bzw. nachzuweisen.
Eine vorzeitige Beendigung des Vorhabens vor Laufzeitende ist mit Begründung dem Projektträger Jülich mitzuteilen. Über das weitere Vorgehen wird im Einzelfall entschieden.
