Digitale Geschäftsprozesse im Kfz-Handwerk – Praxisbeispiel 04

Modul: Digitalisierte Geschäftsprozesse

© Werner Steinbreder GmbH, Melle

Das Problem

Das Familienunternehmen Werner Steinbreder GmbH ist mit aktuell rund 30 Mitarbeitern im Bereich Karosseriebau und Fahrzeuglackierungen tätig. Der steigende Aufwand in der Auftragsabwicklung bei Unfallreparaturen hat dabei auch Auswirkungen auf die täglichen Geschäftsprozesse des Unternehmens. Die bisher eingesetzte Software konnte die Auftragsabwicklung noch nicht deutlich vereinfachen. Durch die fehlende Synchronisation von parallel eingesetzten digitalen Instrumenten wurden Daten beispielsweise mehrfach eingepflegt oder mussten aus unterschiedlichen Quellen für die Planung herangezogen werden. Das Unternehmen erhoffte sich daher eine Verbesserung des Arbeitsvorgangs durch den Ausbau der vorhandenen ITStrukturen und des digitalen Know-hows aller Mitarbeiter.

Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk keinen Halt. Wir wollten die Chancen der Digitalisierung sinnvoll nutzen und Risiken minimieren.
Frank Steinbreder, Geschäftsführer der Werner ­Steinbreder GmbH

Die Lösung

Mithilfe des autorisierten go-digital-Beraters !HEPP sollte eine durchgängige digitale Abbildung der Steuerungs- und Planungsprozesse umgesetzt werden.
Hierfür wurde in der Einstiegsphase der Fokus auf die Analyse der analogen und digitalen Instrumente im Geschäftsprozess gelegt. Dabei wurden vor allem der Einsatz von internen sowie externen Schnittstellen im Rahmen der Auftragsabwicklung untersucht. Aus den Ergebnissen resultierte ein Stärken-Schwächen-Profil, welches die Leistungsfähigkeit und die Schwachstellen der eingesetzten Werkzeuge darstellte. Zudem musste ein allgemeines Verständnis über die Zuständigkeitsbereiche und die Vorgehensweise ermittelt werden, um gleichzeitig einen souveränen Aufritt gegenüber Kunden, Schadendienstleistern, Partnern und Lieferanten sicherzustellen.

Neben den inhaltlichen Themen wie Auslastungsoptimierung, Aufwandreduzierung, Erhöhung der Gesamtproduktivität sowie Verkürzung der Standzeiten und Reparaturdauer, sollte eine Anpassung der digitalen Instrumente an das Unternehmen und die einzelnen Anwender umgesetzt werden.

In der Realisierungsphase erfolgte die Konfiguration der Systeme auf Basis der Analyseergebnisse durch einen Anbieter für digitale Lösungen. Dabei wurde auf die Bedenken und Wünsche der Anwender eingegangen, um eine Akzeptanz für die Digitalisierung zu erwirken. Es wurden hierfür Interessenvertreter und Haupt­nutzer, die eine wesentliche Rolle bei der Einführung sowie im laufenden Betrieb einnehmen, definiert. Im letzten Schritt der Realisierung erfolgte die Feinjustierung auf Basis der Ergebnisse aus der Einführungsphase.

Das Ergebnis

Die neue Lösung bildet die Einführung einer speziellen Software für die Kfz-Branche, die alle Anforderungen erfüllt, um die Geschäftsprozesse „Auftragsplanung“ und „Werkstattsteuerung“ digital abzubilden. Dieses neue ERP-System ermöglicht dabei eine Planung von Terminen und Aufträgen auf Basis aller verfügbaren Ressourcen.

Wir haben genau die Unterstützung bekommen, die uns dazu befähigt hat, die Digitalisierung im Betrieb umzusetzen. Durch den strukturierten Projektplan haben wir schrittweise unsere Mitarbeiter eingebunden und motiviert. Das wäre ohne Beratung so nicht möglich gewesen.
Frank Steinbreder, Geschäftsführer Steinbreder GmbH

Durch das moderne Instrument können schnell verfügbare Auswertungen als Grundlage für Investitionsentscheidungen genutzt werden. Es kann beispielsweise schnell ermittelt werden, an welchem Arbeitsplatz zusätzliches Werkzeug für die Produktion bereitgestellt werden muss und welcher Mitarbeiter eine Weiterbildung absolvieren sollte, um effizient am Geschäftsprozess mitzuwirken.

Durch den Einsatz dieses Systems wird eine Steigerung der Gesamtproduktivität durch effizientere Abwicklungsprozesse verzeichnet. Durch die Optimierung der Ersatzteillogistik kann der Lagerist vorteilhafter einkaufen, wodurch wiederum Kosten eingespart und eine Steigerung der Teilemarge erzielt wird.
Die Kunden des Unternehmens profitieren von einer kurzfristigen Terminierung zur Fahrzeugbegutachtung sowie von schnell verfügbaren Reparaturterminen. Zudem werden sie elektronisch über Termine informiert.