Systematisches Datenmanagement im Online-Handel – Praxisbeispiel 11

Modul: Digitalisierte Geschäftsprozesse

© AHAG Unternehmensberatung GmbH & Co. KG, Münster

Das Problem

Herr Pesic, worin genau hat Sie go-digital unterstützt und wieso haben Sie sich für diese Art der Förderung entschieden?
Seit 2011 agiert die batterium GmbH als Online-Versandhandel für Produkte der mobilen Stromversorgung. Neben unseren hauseigenen Shops sind wir auf externen Verkaufsplattformen aktiv. Aus dem breiten Artikelportfolio und dem Multichannel-Vertrieb resultiert eine hohe Anzahl an Informationen, deren Überführung in steuerungsrelevante Kennzahlen einen großen manuellen Aufwand erzeugt. Daher wollten wir ein leistungsfähiges Datenanalyse-System, kombiniert mit einem raffinierten Controlling, einführen. Das Förderprogramm go-digital bot uns hierfür nicht nur eine finanzielle, sondern auch eine fachliche Unterstützung durch ein autorisiertes Beratungsunternehmen.

Die Lösung

Herr Althoff, wie genau verlief die Umsetzungsphase? Worin lagen die Besonderheiten und Herausforderungen?
Zu Beginn wurde im Rahmen einer Potenzialanalyse die bestehende System- und Prozesslandschaft des Unternehmens geprüft, insbesondere die Datenentstehung und Datennutzung. Schnell wurde klar, dass nur ein kleiner Teil der verfügbaren Daten für betriebswirtschaftliche Entscheidungen genutzt wurde. Daher sollte eine Business Intelligence-Lösung, also ein systematisches Analyse-System zur Bestandsoptimierung und Kennzahlenermittlung für die Unternehmenssteuerung aufgebaut werden. Hierfür erfolgte eine detaillierte Erfassung der bestehenden IT-Infrastruktur sowie die Erarbeitung eines inhaltlichen Konzepts. Dabei wurde entschieden, das Projekt mit dem vorhandenen SQL-Server und einer speziellen Business Intelligence-Software umzusetzen. Neben den Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung sollten zusätzlich Informationen von der Webseiten-Analysesoftware, von geschalteten Werbeanzeigen in Suchmaschinen sowie die Trackingdaten der Logistikdienstleister integriert werden.
Es folgte die Umsetzung und Programmierung der Extrahierungs- und Analysemechanismen sowie die Integration der Analyseergebnisse in die Prozesslandschaft von batterium. Zur Wahrung der IT-Sicherheit wurden alle Schritte unter Berücksichtigung des erstellten Sicherheitskonzepts umgesetzt.
Eine große Herausforderung bestand darin, die gesamte Belegschaft des Unternehmens für das neue System zu sensibilisieren. Denn mit der Einführung eines solchen Werkzeugs wird lediglich der erste Schritt eingeläutet. Viel entscheidender ist der Wille, sich mit den Daten permanent auseinanderzusetzen und die gewonnenen Erkenntnisse konsequent in die operative Umsetzung zu überführen.

Das Verständnis für den Umgang mit Daten muss durch die gesamte Belegschaft gelebt werden. Denn eine einheitliche Datenbasis ist zwar schön, aber ohne daraus Handlungen abzuleiten unnütz.
Florian Althoff, Geschäftsführer der AHAG GmbH

Das Ergebnis

Herr Pesic, wie genau sieht Ihre digitale Lösung im Ergebnis aus? Von welchen Vorteilen profitieren Sie?
Mithilfe von go-digital konnten wir ein Datenmanagement-System aufbauen, das es uns ermöglicht, zukünftig Entscheidungen verstärkt zahlenorientiert zu treffen: Die Geschäftsführung und die Fachbereiche erhalten täglich alle relevanten Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung. Auch die Prozessverantwortlichen werden automatisiert über relevante Ereignisse informiert. So erhält beispielsweise der Disponent automatisch eine Information, wenn die Bestände knapp werden und eine Bestellung ausgelöst werden muss. Auch der Verantwortliche für externe Vertiebskanäle wird informiert, wenn die aktuellen Preise zu schlechten Margen führen.
Neben der vereinheitlichten Datengrundlage kristallisiert sich die gestiegene Reaktions- und Handlungsgeschwindigkeit als größter Mehrwert heraus. Die knappen personellen Ressourcen fließen nun nicht mehr in das bloße Erstellen von Berichten, sondern werden bei der intelligenten Auswertung gesammelter Daten eingesetzt. So können die gewonnenen Informationen genau bewertet und in konkrete Steuerungsimpulse umgewandelt werden.
Mittlerweile haben sich zahlreiche Vorteile abteilungsübergreifend ergeben, die letztlich zu einer signifikanten Steigerung des prognostizierten Gesamtumsatzes führen. Hierzu zählen unter anderem die Generierung verbesserter Verhandlungspositionen gegenüber Lieferanten, Dienstleistern und Banken, basierend auf aussagekräftigen Reports. Ebenfalls lässt sich eine tiefergreifende Beurteilung des Sortiments ermöglichen, woraus sich Umstrukturierungen und preisliche Anpassungen ergeben. Auch eine effizientere Gestaltung der Marketingbudgets wird ermöglicht. Nicht zuletzt ist die Verbesserung der Kunden-Ansprache zu nennen: Abhängig von erfassten Umsätzen und Artikelvorlieben können wir nun spezielle Angebote und Rabatte in der richtigen Dosierung ausgeben.

Eine gemeinsam erstellte Analyse zeigt, dass wir zukünftig vor allem den rentablen Direktvertrieb weiter ausbauen sollten, um eine erfolgreiche Zukunft des Unternehmens zu sichern.
Marco Pesic, Geschäftsführer der batterium GmbH