Digitale Sicherheitsunterweisung für mehr Flexibilität – Praxisbeispiel 14

Modul: Geschäftsprozesse

© antony Systemhaus GmbH

Das Problem

Die Wellmann Sicherheitstechnik GmbH agiert seit über 35 Jahren im Bereich Gebäudesicherheit und kümmert sich um die Einrichtung von Gefahrenmeldeanlagen und Gefahrenmeldetechnik wie zum Beispiel Einbruch- oder Brandmeldesysteme. Dabei spielen bei der Montage sowie Instandhaltung vor allem die objektspezifischen Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitsunterweisungen eine große Rolle.
Bisher gestaltete sich der Prozess der Sicherheitsunterweisung als zeitaufwändig und unflexibel, da die Einweisung unter persönlicher Anwesenheit aller Beteiligten erfolgen musste und dadurch terminliche und zeitliche Absprachen erforderlich waren. Aus diesem Grund verfolgte das Unternehmen das Ziel, den Prozess der Sicherheitsunterweisung effizienter zu gestalten und digital durchzuführen. Das Förderprogramm go-digital unterstützte das Vorhaben der Wellmann Sicherheitstechnik nicht nur finanziell, sondern auch inhaltlich durch ein autorisiertes Beratungsunternehmen.

Die Lösung

Mithilfe des autorisierten go-digital Beratungsunternehmens antony Systemhaus GmbH wurde die Konzeption und Entwicklung einer Software umgesetzt, welche eine digitale Sicherheitsunterweisung über Smartphone oder Tablet ermöglicht. Dabei bestand der Projektablauf aus insgesamt fünf Schritten: Ist-Analyse, Soll-Analyse, Anforderungsdokumentation, Umsetzung sowie Inbetriebnahme.
Zu Beginn des Vorhabens standen intensive Gespräche zur Aufnahme des Ist-Zustandes sowie zur Festlegung des angestrebten Soll-Zustandes an. Auf Basis dieser Ergebnisse wurde ein Lastenheft zur Umsetzung des Vorhabens erstellt.
Hier wurden die Anforderungen an eine Digitalisierung und Verbesserung der bisherigen Prozessabläufe festgehalten. Unter anderem wurde eine Systemarchitektur skizziert, die benötigten Komponenten (Frameworks) festgelegt, die für den Datenaustausch zu Drittsystemen notwendigen Schnittstellen beschrieben sowie geeignete Abnahmekriterien definiert. Die angestrebte Erhöhung des Digitalisierungsgrads zog auch die Umsetzung zusätzlicher Anforderungen im Bereich IT-Sicherheit nach sich, die ebenfalls im Lastenheft in Form eines Sicherheitskonzeptes definiert wurden.
Auf dieser Grundlage wurde mit der Programmierung der im Lastenheft beschriebenen Funktionalitäten begonnen. Wesentlicher Bestandteil war hierbei die Schaffung einer Anbindung an das bestehende ERP-System des Unternehmens, welches als Datenquelle für das Unterweisungssystem fungieren sollte. Ein weiterer zentraler Schritt lag in der Entwicklung einer Webapplikation zur digitalen Abbildung und Speicherung des Unterweisungsprozesses.

Zentral für den Projekterfolg war der intensive fachliche Austausch mit dem Kunden. Viele potentielle Probleme in IT-Projekten lassen sich durch gutes Anforderungsmanagement und stetige Kommunikation mit dem Kunden vermeiden
Christoph Linkwitz, Projektmanager antony Systemhaus GmbH

Das Ergebnis

Das Unternehmen verfügt nun über eine Softwarelösung, die aus einer Desktopanwendung für das Backoffice sowie aus einer App zur Sicherheitsunterweisung für die Monteure vor Ort besteht: Der Desktopclient dockt an der bereits vorhandenen IT-Landschaft an. Hier können Informationen zu den Sicherheitsunterweisungen für die Anlagen gepflegt und aufbereitet werden. Durch die Anbindung an das ERP-System werden Doppelarbeiten sowie eventuelle Fehler bei der manuellen Datenübertragung vermieden.
Wenn ein Monteur zu einer Anlagenwartung ausrücken muss, kann er nun ganz bequem über die mobile App die zur Anlage gehörende Sicherheitsunterweisung aufrufen. Die Freigabe der Anlage ist an die Sicherheitsunterweisung gekoppelt, sodass das Arbeiten ohne Abschluss der Schulung nicht möglich ist.
Auch allgemeine Sicherheitsunterweisungen (zum Beispiel zum Thema „Erste Hilfe“) können über dieses System durchgeführt werden.
Das Unternehmen profitiert somit von einem zukunftsfähigen Unterweisungssystem, das die Angestellten im Bereich der Unterweisungspflichten, aber auch beim allgemeinen Wissenstransfer unterstützt. Langfristig kann das System dafür sorgen, dass das Personal entlastet und effektiver eingesetzt werden kann.

Das System soll kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden. Hier liegt der Fokus insbesondere in der Umsetzung von Anregungen und Ideen unserer Mitarbeiter, die wir in bereits geplanten Workshops sammeln wollen
Kevin Tenbergen, Qualitätsmanager Wellmann Sicherheitstechnik GmbH